Tietosuojaselosteet

Asiakkaan informoiminen henkilötietojen käsittelystä

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus velvoittaa rekisterinpitäjän (kaupunki) informoimaan rekisteröityä (asiakas) hänen henkilötietojensa käsittelystä. Keravan kaupungilla rekisteröidyn informointi toteutetaan sekä rekisterikohtaisten tietosuojaselosteiden että kotisivuille kootun tiedon avulla. Rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet löydät sivun oikeasta laidasta.

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista - henkilötietojen käsittely Keravan kaupungilla

 Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Ylintä vastuuta rekisterinpidosta kantaa kaupunginhallitus. Eri hallintokuntien osalta rekisterinpitäjinä toimivat pääsääntöisesti lautakunnat tai sitä vastaavat toimielimet ellei kaupungin toimintoja ja tehtävien hoitoa koskevista erityissäännöksistä muuta johdu.

  • Keravan kaupunginhallitus, PL 123, 04201 Kerava
  • Puhelinvaihde (09) 29491
  • Sähköposti kerava@kerava.fi

Rekisterikohtaisten vastuu- ja yhteyshenkilöiden yhteystiedot löytyvät sivun oikeasta laidasta olevista tietosuojaselosteista.

 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava valvoo tietosuoja-asetuksen noudattamista henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojavastaava on henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön ja käytänteiden erityisasiantuntija, joka toimii rekisteröityjen, organisaation henkilöstön ja johdon tukena henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.

Keravan kaupungin tietosuojavastaava Tiina Hakkarainen. Puhelin 040 318 2753 ja sähköposti tiina.hakkarainen@kerava.fi

 Henkilötietojen käsittelytarkoitus

Kaupungin tehtävien hoito perustuu lakiin ja lakisääteisten tehtävien hoitaminen edellyttää useimmiten henkilötietojen käsittelyä. Keravan kaupungissa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn peruste on siis pääsääntöisesti lakisääteisen velvoitteiden hoitaminen.

 Henkilötietojen säilytysajat

Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaperuste määräytyy joko lainsäädännön, Arkistolaitoksen määräysten tai Kuntaliiton säilytysaikasuositusten pohjalta. Kaksi ensimmäistä perustetta ovat velvoittavia ja esimerkiksi pystyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Arkistolaitos. Keravan kaupungin asiakirjojen säilytysajat, arkistointi, hävittäminen, sekä salassa pidettävät tiedot on määritelty tarkemmin arkistopalveluiden toimintasäännössä ja asiakirjahallintasuunnitelmassa. Asiakirjat hävitetään asiakirjahallintasuunnitelmassa määritellyn säilytysajan päätyttyä tietosuoja turvaten.  

 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jota henkilötietojen käsittely koskee. Kaupungin rekisteröityjä ovat kaupungin työntekijät, luottamushenkilöt ja asiakkaat, kuten sosiaali- ja terveyspalveluiden, kasvatus- ja vapaa-aikapalveluiden sekä teknisten palveluiden piirissä olevat kuntalaiset.  

Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi kaupungilla käsitellään erilaisia henkilötietoja. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi kaupungilla käsitellään niin sanottuna erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja, joilla tarkoitetaan esimerkiksi terveydentilaan, taloudelliseen asemaan, poliittiseen vakaumukseen tai etniseen taustaan liittyviä tietoja. Erityiset tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä saa käsitellä ainoastaan tietosuoja-asetuksessa erikseen määritellyissä tilanteissa, joita ovat mm. rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen.    

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietojen luovuttamisesta kerrotaan yksityiskohtaisesti rekisterikohtaisissa tietosuojaselosteissa, jotka löytyvät sivun oikeasta laidasta. Pääsääntönä voidaan todeta, että tietoja luovutetaan kaupungin ulkopuolelle ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai viranomaisten keskinäiseen yhteistyöhön lakisääteisiin perusteisiin pohjaten. Tietoja ei luovuteta EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Lisäksi arkistoissa ja työyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukollisissa kaapeissa.

 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen Keravan kaupungilla on kuvattu sivulla Asiakkaan oikeudet.

Päivitetty 19.06.2018 klo 10:25