Keravan kaupungin sisäiset tarkastukset ovat valmistuneet – nyt on kehittämistoimenpiteiden aika

Keravan kaupunki ilmoitti joulukuussa 2023 aloittavansa sisäisen tarkastuksen keppijumppaan ja lakipalveluostoihin liittyvistä hankinnoista. Sisäisen tarkastuksen tavoitteena oli selvittää, onko Keravan kaupungin tekemät hankinnat toteutettu asianmukaisesti lakeja ja säännöksiä noudattaen.

Sisäisen tarkastuksen suoritti BDO Oy, joka on julkishallinnon talouteen ja hallinnon palveluihin erikoistunut tilintarkastustoimisto. BDO:n toteuttama sisäinen tarkastus on nyt valmis, ja raportit on käsitelty kaupunginhallituksen kokouksessa 25.3.2024.

Keppijumppahankinnat

BDO teki tarkastuksen kasvatuksen ja opetuksen toimialan keppijumppahankkeesta vuodelta 2023. Lisäksi kaupungin pyynnöstä tarkastettiin kaupungin työhyvinvointihanke vuodelta 2019.

Tarkastus toteutettiin tarkastamalla laskutusaineisto kokonaisuudessaan ja haastattelemalla hankinnoissa mukana ollutta henkilöä. Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida hankintakokonaisuuden lainmukaisuutta sekä sääntöjenmukaisuutta ja menettelyiden asianmukaisuutta.

Arviointiperusteena tarkastuksessa käytettiin kunnan sisäisiä ohjeita, kuten hankintakäsikirjaa ja pienhankintaohjetta, hankintalakia ja hallintolakia sekä sisäisen valvonnan ja hyvän hallinnon käytäntöjä.

Keskeiset havainnot keppijumppahankinnoista

Tarkastuksessa todettiin, että vuonna 2023 tehdyissä hankinnoissa on ollut puutteita hankintaohjeiden ja hankintalain noudattamisessa sekä hankintapäätöksien tekemisessä.

BDO oli samoilla linjoilla kuin Kilpailu- ja kuluttajavirasto 15.2.2024 julkaisemassaan tiedotteessaan: tarkastuksessa ei saatu selkeitä perusteluita keppijumppahankinnan pilkkomiseen kahdeksi hankinnaksi, vaan kyseessä on yksi hankintakokonaisuus, joka olisi pitänyt kilpailuttaa.

Raportissa esitetyt kehittämisehdotukset

BDO suosittelee Keravan kaupunkia kehittämään sisäistä valvontaa.

Kaupunkia suositellaan kilpailuttamaan keppijumppa- ja hyvinvointipalveluhankinnat yhtenä kokonaisuutena sekä laatimaan menettelyt, joiden avulla saadaan riittävä varmuus siitä, että kaikissa kaupungin hankinnoissa noudetaan lakia julkisista hankinnoista.

Tämän lisäksi BDO suosittelee Keravan kaupunkia laatimaan menettelyt, joiden avulla saadaan riittävä varmuus siitä, että kaikissa kaupungin hankintaprosesseissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Lisäksi kehotetaan noudattamaan hankintaprosesseissa kaupungin sisäisiä ohjeita ja kaikista yli 9 000 euron ylittävistä hankinnoista tehdään hankintapäätös kaupungin pienhankintaohjeen mukaisesti.

Oikeudelliset palveluhankinnat

BDO tarkasti Keravan kaupungin lakipalveluostot Roschier Asianajotoimisto Oy:ltä vuosilta 2019–2023. Tarkastus tehtiin saapuneen laskutusaineiston perusteella ja haastattelemalla lakipalveluiden hankinnoissa mukana olleita henkilöitä.

Tavoitteena oli selvittää, onko Keravan kaupunki noudattanut hankinnoissa sisäisiä hankintaohjeitaan, pienhankintaohjetta, hankintalakia ja sisäisen valvonnan hyviä käytänteitä. Lisäksi tavoitteena oli nostaa esiin kehityskohteita.

Keskeiset havainnot lakipalveluhankinnoista

BDO toteaa raportissaan, että kaupungin sisäisessä valvonnassa ja hyvän hallinnon periaatteiden noudattamisessa on kehittämistä kaikissa tarkastustavoitteiden kokonaisuuksissa.

Raportissa todetaan, että vaikka Keravan kaupunki on tehnyt lakipalveluhankintoja samalta toimittajalta koko tarkastusjakson ajan ilman kilpailuttamista, juridisten palveluiden hankinta ei ole kuitenkaan yksittäisten tapausten osalta ylittänyt hankintalain hankintarajaa.

Keravan kaupunki ei ole tehnyt kirjallista hankintasopimusta tai toimeksiantokirjettä asianajotoimiston kanssa, ja palveluja on ostettu tarkastusjakson aikana samalta palveluntoimittajalta pääosin ilman tarjouspyyntöä ja hankintapäätöstä.

Keravan kaupungin hankintakäsikirjan mukaan hankinnasta on tehtävä kirjallinen hankintasopimus, jossa määritellään toimeksiannon kohde, hankinnan ehdot ja eri toimijoiden vastuut. Lakipalveluhankinta on ollut lain mukainen, mutta se ei ole ollut kaikilta osin kaupungin hankintakäsikirjan mukaista.

Raportissa esitetyt kehittämisehdotukset

BDO suosittelee kaupunkia harkitsemaan lakipalveluiden kilpailuttamista, vaikka erilliset toimeksiannot eivät ylittäisi hankintalain hankintarajaa.

Raportissa suositellaan, että Kerava noudattaa kaupungin pienhankintaohjetta. Lisäksi kaupunkia kehotetaan edellyttämään jatkossa palveluntarjoajalta riittävän tarkat laskuerittelyt oikeudellisista palveluhankinnoista. Kaupungin tulee noudattaa omia sisäisiä ohjeitaan tehdessään hankintapäätöksiä ja -sopimuksia.

Kaupunkia suositellaan myös kiinnittämään huomiota siihen, että hankittaessa lakipalveluja toimeksiannoista tehdään kirjallinen sopimus tai toimeksiantokirje sekä asianmukaiset hankintapäätökset. Hankintapäätöksestä tulee käydä ilmi, jos kysymyksessä on hankintalain noudattamisen ulkopuolella olevat oikeudenkäyntiasiamiespalvelut.

Mitä aiomme tehdä?

Keravan kaupunki suhtautuu tarkastusraportissa esitettyihin puutteisiin erittäin vakavasti. Virheet korjataan ja niistä otetaan opiksi organisaation kaikilla tasoilla.

”Pyydän koko kaupungin johdon puolesta anteeksi sitä, että meillä on ollut puutteita sisäisessä valvonnassa ja hankintaohjeiden noudattamisessa sekä myös sitä, että olemme epäonnistuneet viestinnässä. Tulen huolehtimaan siitä, että kaikkia kehittämistoimenpiteitä ryhdytään viemään käytäntöön välittömästi”, kaupunginjohtaja Kirsi Rontu toteaa.

Konkreettiset toimenpiteet

Kaupunki tulee tekemään toimintaansa seuraavat muutokset:

• Laadimme menettelyt, jolla varmistetaan, että kaikissa hankintaprosesseissa noudatetaan kaupungin sisäisiä ohjeita.
• Turvaamme, että kaupungin omat lakipalvelut ovat riittävästi resursoidut.
• Kaikki ulkoiset lakipalveluostot tulee hyväksyttää kaupungin lakipalveluissa. Kaupungin lakipalvelut koordinoi kaikkia kaupungin ulkopuolisia lakipalveluhankintoja ja tekee arvion siitä, hoidetaanko asia omana työnä vai ulkopuolisena palveluostona.
• Silloin kun tarvitaan ulkopuolista oikeudellista osaamista, palvelut lähtökohtaisesti kilpailutetaan. Selvitetään lakipalveluiden puitesopimuksen kilpailuttamisen mahdollisuutta.
• Laadimme ohjeen lakipalveluostojen hankintapäätöksistä, toimeksiantosopimuksista ja kustannusseurannasta.
• Kehitämme sisäistä valvontaa ja varmistamme ohjeiden noudattamisen palkkaamalla oman sisäisen tarkastajan.
• Turvaamme hankintayksikön resurssit, jotta kaupungin työntekijät saavat tarvittavan tuen hankinnoissa.
• Päivitämme kaupungin hankintakäsikirjan ja varmistamme, että sitä osataan käyttää.
• Päivitämme ja kokoamme ostolaskujen käsittelyä koskevat ohjeet yhteen dokumenttiin.
• Sisällytämme ohjeet sopimuskauden aikaisesta valvonnasta ja kustannusseurannasta hankintakäsikirjaan ja ostolaskujen käsittelyohjeeseen.
• Selvitämme mahdollisuutta laajentaa laskentatunnisteen käyttöä kaikkiin hankintoihin kustannusten seurannan helpottamiseksi.
• Nimeämme hankkeille ja piloteille selkeän omistajan. Omistajan vastuulla on huolehtia siitä, että tarvittavat päätökset tehdään, ne tehdään oikein, ja kustannusseuranta toteutuu.
• Jokainen hankintoihin osallistuva saa hankintakoulutuksen. Koulutuksissa käydään läpi myös uusien ja päivitettyjen ohjeiden sisältö.
• Koulutamme kaupungin luottamushenkilöitä hankintalakiin ja luottamushenkilöportaalin monipuoliseen käyttöön.
• Kehitämme toimintatapoja, jotta päätökset ovat paremmin luottamushenkilöiden käytössä. Päätöslistauksissa tulee näkyä myös euromäärät.
• Tiedotamme luottamushenkilöitä aktiivisesti ja ajantasaisesti.
• Päätöksiin johtaneiden selvitysten dokumentointi tehdään kirjallisesti.
• Hallintosääntöä tarkastellaan hankintarajojen osalta.
• Kaupunginhallitus velvoittaa kasvatus- ja opetuslautakuntaa arvioimaan hyvinvointipaketin kilpailuttamista.

”Näiden lisäksi tavoitteena on parantaa koko organisaation viestintäkyvykkyyttä ja lisätä avoimuutta”, Rontu lupaa.

Keravan kaupunginhallitus pitää kaupungin kehittämistoimenpiteitä riittävinä

Keravan kaupunginhallitus on perehtynyt huolellisesti tarkastusraportteihin ja kaupungin johtoryhmän laatimiin toimenpidesuunnitelmiin tilanteen korjaamiseksi ja hyväksynyt ne kokonaisuudessaan.

”Kävimme tarkastusraporttien perusteella kriittisen, mutta samalla rakentavan keskustelun tarvittavista kehittämistoimista. Kaupunginhallitus pitää kaupungin johdon esittämiä kehittämistoimenpiteitä riittävinä. Olemme myös itse laatineet lausunnon kaupunginhallituksen toimenpiteistä avoimuuden ja päätöksenteon läpinäkyvyyden lisäämiseksi. Näillä toimilla kehitämme yhdessä kaupunkia oikeaan suuntaan”, kaupunginhallituksen kokousta johtanut varapuheenjohtaja Iiro Silvander summaa.

Pääset tutustumaan sisäisen tarkastuksen raportteihin oheisista liitteistä:

Keravan kaupungin sisäinen tarkastus 2024 keppijumppahankinnoista (pdf)
Keravan kaupungin sisäinen tarkastus 2024 oikeudellisista palveluostoista (pdf)

Lisätietojen antajat:

Kehittämistoimenpiteisiin liittyvät kysymykset: kaupunginjohtaja Kirsi Rontu. Lähetä kysymyksesi viestintäpäällikkö Pauliina Tervolle, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Sisäiseen tarkastukseen liittyvät kysymykset: kaupunginkamreeri Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322