Tapahtumajärjestäjälle

Tapahtuman idea ja kohderyhmä

Kun lähdet suunnittelemaan tapahtumaa, mieti aluksi:

• Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
• Ketä se voisi kiinnostaa?
• Millaista sisältöä tapahtumassa olisi hyvä olla?
• Millaisen tiimin tarvitset tapahtuman toteuttamiseen?

Talous

Budjetti on tärkeä osa tapahtuman suunnittelua, mutta tapahtuma on sen luonteesta riippuen mahdollista järjestää pienelläkin panostuksella.

Budjetissa on hyvä ottaa huomioon menot, kuten

• tapahtumapaikasta syntyvät kulut
• työntekijäkulut
• rakenteet, esimerkiksi lava, teltat, äänentoisto, valaistus, vuokra-wc:t ja roska-astiat
• lupamaksut
• esiintyjien palkkiot.

Mieti, millä keinoin voit rahoittaa tapahtuman. Tuloja voi hankkia esimerkiksi

• pääsylipuilla
• sponsorisopimuksilla
• avustuksilla
• myyntitoiminnalla tapahtumassa, esimerkiksi kahvio tai tuotteiden myynti
• vuokraamalla alueelta esittely- tai myyntipisteitä myyjille.

Lisätietoja kaupungin avustuksista löydät kaupungin verkkosivustolta.

Voit myös hakea valtion tai säätiöiden avustuksia.

Tapahtumapaikka

Keravalla on monia erikokoisiin tapahtumiin soveltuvia alueita ja paikkoja. Tapahtumapaikan valintaan vaikuttavat:

• tapahtuman luonne
• tapahtuma-aika
• tapahtuman kohderyhmä
• sijainti
• esteettömyys
• vuokrakustannukset.

Keravan kaupunki hallinnoi useita tiloja. Kaupungin omistamat sisätilat varataan Timmi-järjestelmän kautta. Lisätietoa tiloista löydät kaupungin verkkosivustolta.

Kaupungin omistamia ulkotiloja hallinnoi Keravan infrapalvelut: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Keravan kaupunginkirjaston kanssa on mahdollista järjestää yhteistyötapahtumia. Lisätietoja löydät kirjaston verkkosivulta.

Seuraavassa löydät tiedot yleisimmistä tapahtumaluvista ja -toimenpiteistä. Tapahtuman sisällöstä ja luonteesta riippuen voit tarvita myös muunlaisia lupia ja järjestelyitä.

Maankäyttölupa

Ulkotapahtumiin tarvitaan aina maanomistajan lupa. Kaupungin omistamien yleisten alueiden, kuten katujen ja puistoalueiden luvat myöntää Keravan infrapalvelut. Lupa haetaan Lupapiste.fi-palvelusta. Yksityisten alueiden käyttöluvasta päättää alueen omistaja. Kaupungin sisätilat löydät Timmi-järjestelmästä.

Mikäli katuja suljetaan ja suljettavalla kadulla kulkee linja-autoreitti, tai tapahtumajärjestelyt vaikuttavat muuten  linja-autoliikenteeseen, tulee reittimuutoksista olla yhteydessä HSL:ään.

Ilmoitus poliisille ja pelastuslaitokselle

Ilmoitus yleisötilaisuudesta tulee tehdä kirjallisena vaadittuine liitteineen poliisille viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa ja pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Mitä suurempi tapahtuma, sitä aiemmin on syytä olla liikkeellä.

Ilmoitusta ei tarvitse tehdä pienissä yleisötilaisuuksissa, joissa on vähän osallistujia ja jotka tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan takia eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi. Mikäli olet epävarma, tarvitseeko ilmoitusta tehdä, ole yhteydessä poliisin tai pelastuslaitoksen neuvontapalveluun:

• Itä-Uudenmaan poliisi: 0295 430 291 (vaihde) tai yleisotilaisuudet.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Keski-Uudenmaan pelastuslaitos, 09 4191 4475 tai paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Lisätietoja yleisötilaisuuksista ja niistä ilmoittamisesta löydät poliisin verkkosivustolta.

Lisätietoja tapahtumaturvallisuudesta löydät pelastustoimen verkkosivustolta.

Meluilmoitus

Yleisötilaisuudesta pitää tehdä kirjallinen meluilmoitus kunnan ympäristösuojeluviranomaiselle, mikäli se aiheuttaa tilapäistä erityisen häiritsevää melua tai tärinää, esimerkiksi ulkoilmakonsertissa. Ilmoitus tehdään hyvissä ajoin ennen toimenpiteeseen ryhtymistä tai toiminnan aloittamista, kuitenkin viimeistään 30 vuorokautta ennen tätä ajankohtaa.

Jos tapahtuman melun on syytä olettaa olevan häiriöksi, on siitä tehtävä meluilmoitus. Äänentoistoa voi käyttää klo 7—22 välillä järjestettävissä tapahtumissa ilman meluilmoituksen tekemistä edellyttäen, että äänenvoimakkuus pidetään kohtuullisella tasolla. Musiikkia ei saa soittaa niin äänekkäästi, että se on kuultavissa asunnoissa, herkissä kohteissa tai laajalti tapahtuma-alueen ulkopuolella.

Tapahtumasta on tiedotettava etukäteen lähialueen naapurustolle joko taloyhtiön ilmoitustaululla tai postilaatikkoviestein. Tapahtumaympäristön melulle herkät kohteet, kuten hoitolaitokset, koulut ja kirkot on myös huomioitava.

Keski-Uudenmaan ympäristökeskus vastaa alueen meluilmoituksista.

Lisätietoja meluilmoituksesta löydät Keski-Uudenmaan ympäristökeskuksen verkkosivustolta.

Tekijänoikeudet

Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää Teoston tekijänoikeuskorvausmaksun maksamista.

Lisätietoja musiikin esittämisestä ja käyttöluvista löydät Teoston verkkosivustolta.

Elintarvikkeet

Pienempien toimijoiden, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta ei tarvitse tehdä ilmoitusta. Mikäli tapahtumaan on tulossa ammattimyyjiä, heidän on itse tehtävä ilmoitus omasta toiminnastaan Keski-Uudenmaan ympäristökeskukselle. Tilapäiset anniskeluluvat myöntää aluehallintoviranomainen.

Lisätietoja ammattimaisen elintarvikemyynnin luvista löydät Keski-Uudenmaan ympäristökeskuksen verkkosivustolta.

Pelastussuunnitelma

Järjestäjän tulee laatia pelastussuunnitelma tapahtumaan

• jossa arvioidaan olevan samanaikaisesti paikalla vähintään 200 henkilöä
• käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita tai erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
• tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta tai tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Tapahtumaa rakennettaessa on huolehdittava, että pelastusteille ja poistumisteille jää riittävästi tilaa, vähintään neljän metrin kulkuväylä. Tapahtumajärjestäjän on tehtävä alueesta mahdollisimman tarkka kartta, joka jaetaan kaikille tapahtuman rakentamiseen osallistuville tahoille.

Pelastussuunnitelma toimitaan poliisille, pelastuslaitokselle ja tapahtumahenkilökunnalle. Sekä kolme viikkoa ennen tapahtumaa Keravan kaupungin turvallisuuspäällikölle.

Lisätietoja tapahtumaturvallisuudesta löydät Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen verkkosivustolta.

Järjestyksenvalvonta

Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat tarvittaessa tapahtumajärjestäjän asettamat järjestyksenvalvojat. Poliisi asettaa järjestyksenvalvojien määrälle minimirajoitteen tapahtumakohtaisesti.

Ensiapu

Tapahtuman järjestäjällä on velvollisuus varata tapahtumaan riittävä ensiapuvalmius. Yksiselitteistä tapahtuman ensiapuhenkilöstön määrää ei ole olemassa, joten se tulee suhteuttaa tapahtuman henkilömäärään, riskeihin ja alueen kokoon. 200–2 000 henkilön tapahtumissa tulee olla nimetty ensiapuvastaava, joka on suorittanut vähintään EA 1 -kurssin tai vastaavan. Muulla ensiapuhenkilöstöllä tulee olla riittävät ensiaputaidot.

Vakuutukset

Tapahtumajärjestäjällä on vastuu mahdollisista onnettomuuksista. Selvitäthän jo suunnitteluvaiheessa, tarvitaanko tapahtumaan vakuutuksia ja jos tarvitaan, millaisia. Voit tiedustella asiaa vakuutusyhtiöltä ja poliisilta.

Sähkö ja vesi

Kun varaat tapahtumapaikkaa, selvitä sähkön saatavuus. Huomioi, että yleensä tavallinen pistorasia ei riitä, vaan suuremmat laitteet tarvitsevat kolmivaihevirtaa (16A). Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Sähkön ja veden saatavuudesta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta.

Tiedustele Keravan ulkotilojen sähkön ja veden saatavuudesta sekä sähkökaappien ja vesipisteiden avaimista Keravan infrapalveluilta: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Rakenteet

Tapahtumaa varten tarvitaan usein erilaisia rakenteita, kuten lava, telttoja, katoksia ja wc-tiloja. Tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistaa, että rakenteet kestävät yllättävätkin sääilmiöt ja muut niihin kohdistuvat kuormitukset. Huolehdithan esimerkiksi, että teltoissa ja katoksissa on asianmukaiset painot.

Jätehuolto, siivous ja kierrätys

Mieti, millaisia roskia tapahtumassa syntyy ja miten huolehdit niiden kierrättämisestä. Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa tapahtuman jätehuollosta ja roskaantuneiden alueiden jälkisiivouksesta.

Huolehdithan, että tapahtuma-alueella on wc-tiloja ja olet sopinut niiden käytöstä tilan hallinnoijan kanssa. Mikäli alueella ei ole kiinteitä wc-tiloja, täytyy sellaiset vuokrata.

Lisätietoja jätteenhuollon vaatimuksista tapahtumissa saat Keravan infrapalveluilta: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Opasteet

Tapahtumassa on oltava opasteet wc-tiloille (myös inva-wc ja lastenhoito) sekä ensiapupisteelle. Myös tupakointipaikat ja tupakointikieltoalueet on merkittävä alueelle erikseen. Pysäköintipaikkojen merkitseminen ja niille opastus on huomioitava suurimmissa tilaisuuksissa.

Löytötavarat

Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava löytötavaroista ja suunniteltava niiden vastaanottaminen ja eteenpäin toimittaminen.

Esteettömyys

Esteettömyys mahdollistaa ihmisten tasavertaisen osallistumisen tapahtumaan. Sen voi huomioida esimerkiksi liikuntarajoitteisille varatuilla korokkeilla tai heille muutoin varatulla paikalla. Esteettömyystiedot on myös hyvä lisätä tapahtumasivuille. Mikäli tapahtuma ei ole esteetön, muistathan viestiä siitä etukäteen.

Ohjeita esteettömän tapahtuman järjestämiseen löydät Invalidiliiton verkkosivustolta.

Tapahtumamarkkinointia kannattaa tehdä monikanavaisesti. Mieti, ketkä kuuluvat tapahtuman kohderyhmään ja miten tavoitat heidät parhaiten.

Markkinointikanavat

Keravan tapahtumakalenteri

Ilmoita tapahtuma hyvissä ajoin Keravan tapahtumakalenterissa. Tapahtumakalenteri on maksuton kanava, jota kaikki Keravalla tapahtumia järjestävät tahot voivat hyödyntää. Kalenterin käyttö edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi joko yrityksenä, yhteisönä tai yksikkönä. Kun olet rekisteröitynyt, pääset julkaisemaan tapahtumia kalenterissa.

Linkki tapahtumakalenterin etusivulle.

Lyhyt ohjevideo rekisteröitymisestä (tapahtumat.kerava.fi).

Lyhyt ohjevideo tapahtuman luonnista (YouTube)

Omat kanavat ja verkostot

• verkkosivusto
• sosiaalinen media
• sähköpostilistat
• uutiskirjeet
• omien sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden kanavat
• julisteet ja mainoslehtiset

Julisteiden jakaminen

Julisteita kannattaa levittää laajasti. Voit jakaa niitä esimerkiksi seuraaviin paikkoihin:

• tapahtumapaikka ja sen lähialueet
• Keravan kirjasto
• Sampolan asiointipiste
• Kauppakaaren kävelykadun ja  Keravan aseman ilmoitustaulut.

Avaimet Kauppakaaren kävelykadun ja Keravan aseman ilmoitustauluihin voit lainata kaupungin kirjaston asiakaspalvelusta kuittausta vastaan. Avain tulee palauttaa viipymättä käytön jälkeen takaisin. Ilmoitustauluille voi viedä A4- tai A3- kokoisia julisteita. Julisteet kiinnitetään muoviläpän alle, joka sulkeutuu automaattisesti. Et tarvitse teippiä tai muita kiinnitysvälineitä! Noudathan julisteesi pois tauluilta tapahtumasi jälkeen.

Muita ulkoilmoitustauluja löytyy muun muassa Kannistosta ja Kalevan urheilupuiston läheisyydestä sekä Ahjon K-kaupan vierestä.

Mediayhteistyö

Tapahtumasta kannattaa viestiä paikallismedioille ja myös tapahtuman kohderyhmästä riippuen valtakunnalliselle medioille. Lähetä mediatiedote tai tarjoa valmis juttu tapahtumaohjelmaa julkaistessa tai sen lähestyessä.

Paikallismedioista tapahtuma voi kiinnostaa esimerkiksi Keski-Uusimaata ja Keski-Uusimaa Viikkoa. Valtakunnallisista medioista kannattaa lähestyä esimerkiksi sanoma- ja aikakausilehtiä, radio- ja televisiokanavia ja verkkomedioita. Yhteistyötä tapahtumaan sopivien somevaikuttajien ja -sisällöntuottajien kanssa kannattaa myös miettiä.

Viestintäyhteistyö kaupungin kanssa

Keravan kaupunki nostaa omissa kanavissaan ajoittain paikallisia tapahtumia. Tapahtuma tulee lisätä yhteiseen tapahtumakalenteriin, josta kaupunki mahdollisuuksien mukaan jakaa tapahtumaa omissa kanavissaan.

Voit olla yhteydessä mahdollisesta viestintäyhteistyöstä kaupungin viestintäyksikköön: viestinta@kerava.fi.

Projektipäällikön tai tapahtumatuottajan nimeäminen

• Jaa vastuut
• Tee tapahtumasuunnitelma

Rahoitus ja budjetti

• Maksullinen vai maksuton tapahtuma?
• Lipunmyynti
• Avustukset ja apurahat
• Yhteistyökumppanit ja sponsorit
• Muut varainhankintatavat

Tapahtuman luvat ja sopimukset

• Luvat ja ilmoitukset (maankäyttö, poliisi, paloviranomainen, melulupa ja niin edelleen): kaikille osapuolille tiedottaminen
• Sopimukset (vuokra, lava, äänentoisto, esiintyjät ja niin edelleen)

Tapahtuman aikataulut

• Rakennusaikataulu
• Ohjelma-aikataulu
• Purkuaikataulu

Tapahtuman sisältö

• Ohjelma
• Osallistujat
• Esiintyjät
• Juontaja
• Kutsuvieraat
• Tiedotusvälineet
• Tarjoilut

Turvallisuus ja riskienhallinta

• Riskien arviointi
• Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma
• Järjestyksenvalvonta
• Ensiapu
• Vartiointi
• Vakuutukset

Tapahtumapaikka

• Rakenteet
• Somisteet
• Äänentoisto
• Infopiste
• Opasteet
• Liikenteenohjaus
• Kartta

Viestintä

• Viestintäsuunnitelma
• Verkkosivusto
• Sosiaalinen media
• Julisteet ja mainoslehtiset
• Mediatiedotteet
• Maksettu mainonta
• Asiakastiedotus, esimerkiksi saapumis- ja pysäköintiohjeet
• Yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien kanavat

Tapahtuman siisteys ja ympäristö

• Wc:t
• Roska-astiat
• Siivous

Työntekijät ja talkoolaiset

• Perehdytys
• Työtehtävät
• Työvuorot
• Ruokailut

Loppuarviointi

• Palautteen kerääminen
• Palautteen toimittaminen tapahtuman toteuttamiseen osallistuneille
• Mediaseuranta