Asiakirjahallinto

Tavanomaisesta tiedon antamisesta, pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään ensimmäiseltä sivulta 5,00 euroa ja kultakin seuraavalta sivulta 0,50 euroa.

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta, asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta, peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan seuraavasti:

• normaali tiedonhaku (työaika alle 2 tuntia) 30 euroa
• vaativa tiedonhaku (työaika 2 – 5 tuntia) 60 euroa ja
• hyvin vaativa tiedonhaku (työmäärä yli 5 tuntia) 100 euroa.

Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Kiireellisessä tapauksessa asiakirjamaksu voidaan periä puolitoistakertaisena.

Jokaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Julkiseen aineistoon kohdistuvaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Tällaisia pyyntöjä voi esittää vapaamuotoisesti esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse. Keravan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialueelle.

Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja eri viranomaisten toimialueista ja siellä käsiteltävistä tietoaineistoista.

Kaupungin kirjaamoon saa yhteyden joko sähköpostitse osoitteessa kirjaamo@kerava.fi tai puhelimitse numerosta 09 29491.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Kaupungin viranomainen voi pyytää tietopyynnön tekijää rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöään.

Kohdistaessasi tietopyynnön asiakirjoihin, yksilöiviä tietoja voivat olla esimerkiksi rekisterin tai palvelun nimi, johon asiakirja sisältyy sekä tiedot siitä minkä tyyppisestä asiakirjasta on kyse (hakemus, päätös, piirustus, tiedote). Kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus löytyy sivulta asiakirjajulkisuuskuvaus. Pyynnön tarkentamiseksi ota tarvittaessa yhteydessä kaupungin toimialueeseen, jonka asiakirjasta on kyse.

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyy myös sellaisia tietoja, joita voidaan lain mukaan antaa vain tietyillä edellytyksillä ja joiden osalta viranomaisen tulee harkita, voidaanko tiedot antaa pyytäjälle. Tämä koskee esimerkiksi julkisuuslain tai erityislainsäädännön nojalla salassa pidettäviä tietoja.

Julkisuuslain mukaan henkilöllä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Sähköisen lomakkeen löydät tästä. Ilman sähköistä tunnistautumista tehtävät tietopyynnöt on tehtävä voimassa olevan virallisen kuvallisen henkilökortin kanssa Keravan asiointipisteessä.

Kun vain osa asiakirjasta on julkinen, pyydetty tieto annetaan asiakirjan julkisesta osasta niin, ettei salassa pidettävä osa paljastu. Asiakirjan pyytäjältä voidaan kysyä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan omien tietojen tarkastuspyyntöön ja virheellisten tietojen oikaisuvaatimukseen on vastattava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella.

Pyydettyjen tietojen luonteesta, laajuudesta ja muodosta riippuen kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai paikan päällä nähtäviksi.

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Keravan kaupunki toimii laissa mainittuna tiedonhallintayksikkönä.

Tämän kuvauksen avulla kerrotaan Keravan kaupungin asiakkaille, miten kaupunki hallitsee tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kaupunki käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kaupungilla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Asiakirjajulkisuuskuvaus