Timmi-tilavarausjärjestelmän käyttöehdot

Päiväys: 29.2.2024.

1. Sopijaosapuolet

Palveluntarjoaja: Keravan kaupunki
Asiakas: Timmin tilavarausjärjestelmään rekisteröitynyt asiakas

2. Sopimuksen voimaantulo

Asiakkaan tulee hyväksyä jäljempänä tässä sopimuksessa mainittavat Timmi tilavarausohjelmiston sopimusehdot sekä antaa rekisteröintiin tarvittavat tiedot.

Asiakas rekisteröityy Suomi.fi tunnistautumisella ja sopimus tulee voimaan, kun palveluntarjoaja on hyväksynyt asiakkaan rekisteröitymisen.

3. Asiakkaan oikeudet, vastuut ja velvollisuudet

Asiakkaalla on oikeus käyttää palvelua tämän sopimuksen ehtojen mukaisesti. Asiakas vastaa itse oman tietokoneensa, tietojärjestelmän ja muun vastaavan tietoteknisenlaitteen suojauksesta. Asiakas ei saa sisällyttää tai linkittää palvelua kotisivuilleen ilman palveluntarjoajan lupaa.

4. Palveluntarjoajan oikeudet, vastuut ja velvollisuudet

Palveluntarjoajalla on oikeus estää asiakkaalta palvelun käyttö.

Palveluntarjoajalla on oikeus ottaa varattu tilavuoro käyttöönsä kilpailun tai muun tapahtuman takia tai jos vuoro myydään vakiovuoroksi. Tästä ilmoitetaan asiakkaalle niin aikaisin kuin mahdollista.

Palveluntarjoajalla on oikeus muuttaa palvelun sisältöä. Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan kohtuullisessa ajassa etukäteen www-sivuilla. Ilmoitusvelvollisuus ei koske teknisiä muutoksia.

Palvelutarjoajalla on oikeus tilapäisesti keskeyttää palvelu.

Palveluntarjoaja pyrkii siihen, että keskeytys ei jatku tarpeettoman kauan ja että siitä aiheutuvat haitat jäävät mahdollisimman vähäisiksi.

Palveluntarjoaja ei vastaa järjestelmän toimivuudesta eikä teknisten vikojen, huoltojen tai asennustöiden aiheuttamista katkoksista, tietoliikennehäiriöistä eikä niistä mahdollisesti aiheutuvasta tiedon tms. muuttumisesta tai katoamisesta.

Palveluntarjoaja huolehtii palvelun tietoturvasta, mutta ei vastaa tietoturvariskien kuten tietokonevirusten asiakkaalle aiheuttamista vahingoista.

5. Rekisteröityminen

Timmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla Suomi.fi palvelun kautta. Rekisteröityessään asiakas antaa suostumuksensa henkilötietojen käyttöön palvelussa asiointia koskien (tilavaraukset). Henkilötietoja käsitellään tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla (nettilinkki).

Organisaation edustajan rekisteröitymishakemus menee edustettavan asiakkaan hyväksyttäväksi ja Keravan kaupungin Timmi-käyttäjän käsiteltäväksi. Rekisteröitymisen hyväksymisestä tai hylkäämisestä lähetetään tieto tilavarauksen maksajan sähköpostiosoitteisiin.

Yksityishenkilö vastaa henkilökohtaisesti tekemiensä tilavarausten kustannuksista, joten hänen tekemänsä rekisteröitymishakemus tulee automaattisesti hyväksytyksi.

6. Tilat

Rekisteröityneelle asiakkaalle näkyvät ainoastaan hänen itsensä sähköisesti varattavissa olevat tilat. Internet-selaajalle eli kirjautumattomalle käyttäjälle voi olla näkyvillä myös muita tiloja.

Tilavaraukset ovat sitovia.

Laskutus tapahtuu tilaisuuden jälkeen erillisen voimassa olevan hinnaston mukaisesti tai sopimuksen mukaan määritellyn työajan ja kertyneiden kustannusten mukaan. Asiakas on velvollinen maksamaan varaamansa tilat, vaikka niitä ei olisi käytetty, jos varausta ei ole peruttu kaksi viikkoa (10 arkipäivää) ennen varauksen alkua. Ennalta maksetun tilan hintaan ei
voida jälkikäteen tehdä muutoksia.

Tilaaja tai vuokraaja

Tilaaja vastaa palvelun tiedotuksesta ja markkinoinnista sekä tilojen järjestämisestä, ellei toisin ole sovittu. Keravan kaupunki vastaa sovittujen palveluiden tuottamisesta sopimuksen mukaisesti.

Päihdyttävät aineet

Päihdyttävien aineiden tuominen ja käyttäminen varatussa tilassa on ehdottomasti kielletty silloin, kun kyseessä on julkinen tai alle 18-vuotiaille suunnattu tilaisuus tai jonka välittömässä läheisyydessä on samanaikaisesti alle 18-vuotiaita nuoria. Kaikissa sisätiloissa on tupakointi ehdottomasti kielletty. (Alkoholilaki 1102/2017 §20, Tupakkalaki 549/2016).

Mikäli varatussa tilassa järjestetään suljettu tilaisuus, jossa nautitaan alkoholijuomia eikä rakennuksessa tai alueella ole samanaikaisesti alle 18-vuotiaille suunnattua toimintaa, tulee tilaajan vastuuhenkilön huolehtia, että asiasta tehdään Alkoholilain 20 §:n mukaisesti ilmoitus poliisille.

Toteutus ja vastuut

Tarkoitetut palvelut katsotaan toimitetuiksi, kun Keravan kaupunki on tuottanut tilaajalle sovitut palvelut ja tilaaja vastaa tapahtumaan liittyvistä velvoitteistaan.

Tilaaja on velvollinen kustannuksellaan hankkimaan tilaisuutensa pitämiseen tarvittavat viranomaisluvat. Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja, alueita ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, jotka tilaajan henkilökunta, esiintyjät tai yleisö aiheuttavat Keravan kaupungin kiinteälle ja irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa itse tuomistaan laitteista ja muusta omaisuudesta.

Tilaaja sitoutuu noudattamaan Keravan kaupungin ohjeita tilojen tai alueiden, sen kaulusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Tilaajan on nimettävä tilaisuuden järjestelyistä vastaava vastuuhenkilö. Tilaajalla ei ole oikeutta siirtää vuokrasopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman vuokranantajan suostumusta.

Sopimusta koskevat muutokset on aina tehtävä kirjallisesti. Tilaaja ei ilman vuokranantajan
lupaa saa suorittaa tiloissa korjaus- ja muutostöitä eikä kiinnittää opasteita tms. vuokratilojensa ulkopuolelle tai rakennuksen julkisivuihin.

Tilaaja on tutustunut vuokratiloihin kiintokalusteineen ja laitteineen ja hyväksyy ne siinä kunnossa, kuin ne vuokraushetkellä ovat, jollei tilojen korjauksesta tai muutostöistä ole sovittu erikseen liitteessä.

Tilaajan vastuuhenkilön tehtävät

1. Varmistaa tilaisuuden alkamis- ja päättymisaika.
2. Tutustua tilan turvallisuus- ja käyttöohjeisiin sekä vastata siitä, että niitä noudatetaan.
3. Pitää käyttövuoron / tilaisuuden aikana kirjaa henkilömäärästä.
4. Varmistaa, että tilaisuus toteutuu myönnetyn käyttöajan puitteissa.
5. Huolehtia, ettei tilaan pääse tilaisuuden ulkopuolisia henkilöitä.
6. Ilmoittaa tilassa tai alueella mahdollisesti sattuneesta vahingosta varausvahvistuksessa olevaan numeroon/sähköpostiin tai osoitteeseen tilavaraukset@kerava.fi. Akuuteissa vahingoissa, esimerkiksi vesivahinko, sähkövika, särkynyt ovi tai ikkuna, ota yhteyttä Keravan kaupungin vikapäivystykseen arkena 040 318 2385 ja muina aikoina päivystäjään 040 318 4140. Tilaaja on vastuussa taloudellisesti mahdollisesti aiheutetusta tahallisesta vahingonteosta.
7. Tarkastaa ennen poistumistaan, että tila, alue, välineet ja laitteet siistitään ja jätetään vastaavaan kuntoon, kuin ne olivat tilaisuuden tai vuoron alkaessa. Tilojen käytössä edellytetään ehdotonta siisteyttä ja yhteisen omaisuuden varjelemista. Mahdolliset ylimääräiset siivouskulut veloitetaan tilaajalta.

7. Salassapito ja tietosuoja

Kaikki osapuolten tämän sopimuksen nojalla toisilleen luovuttamat tiedot ovat luottamuksellisia, eikä heillä ole oikeutta luovuttaa tietoja ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta kolmannelle osapuolelle. Osapuolet sitoutuvat toiminnassaan noudattamaan tietosuojasta ja henkilöstörekisterien suojasta annettuja säännöksiä.

8. Muuta huomioitavaa

Jos rekisteröityneen Timmi-käyttäjän yhteystiedot muuttuvat, ne on päivitettävä itse kirjautumalla Timmi-ohjelmistoon Suomi.fi tunnistautumisella. Tiedot on pidettävä ajan tasalla, jotta palveluntuottaja voi tarvittaessa olla yhteydessä asiakkaaseen ja maksuliikenne hoituu sopimusten mukaisesti.