Tilojen varaaminen

Sinun täytyy rekisteröityä Timmin käyttäjäksi ennen kuin voit tehdä tilojen varaushakemuksia. Rekisteröinti tapahtuu suomi.fi-palvelun vahvan tunnistautumisen kautta pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Kaikki kaupungin tiloja koskevat varaushakemukset ja peruutukset tapahtuvat vahvan tunnistautumisen kautta rekisteröitymisen jälkeenkin.

Kun olet rekisteröitynyt Timmi-palvelun käyttäjäksi, voit kirjautua palveluun yksityishenkilönä. Yksityisasiakkaana varaat tiloja omaan käyttösi, jolloin olet myös henkilökohtaisesti vastuussa tilasta ja maksuista. Jos haluat varata kaupungin tiloja myös jonkin seuran, yhdistyksen tai yrityksen edustajana ja varata Keravan tiloja, tutustu kohtaan Yksityishenkilön käyttöoikeuksien laajentaminen organisaation edustajaksi.

Kirjaudu yksityishenkilönä valitsemalla palvelun etusivulla kohta Kirjaudu, minkä jälkeen palvelu vaatii sinulta vahvaa sähköistä tunnistautumista.

Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen olet kirjautunut sisään Timmiin ja voit tehdä uusia varaushakemuksia ja peruutuksia.

1. Kun olet kirjautunut Timmiin, siirry palvelussa olevaan varauskalenteriin selaamaan vuokrattavia tiloja. Jos teet tilavarausta edustamallesi organisaatiolle, valitse rooliksesi organisaation yhteyshenkilö.
2. Valitse haluamasi ajankohta. Voit tarkastella tilan varaustilannetta joko päiväkohtaisesti tai koko viikon osalta. Saat viikkokalenterin näkyviin valitsemalla kalenterista viikkonumeron. Päivitä kalenteri sen jälkeen, kun olet valinnut haluamasi ajankohdan. Kalenterin päivittämisen jälkeen näet tilan varatut ja vapaat ajat.
   Timmissä yön yli -varaukset  tehdään varauskalenterissa klikkaamalla halutun päivän kohdalla hiiren oikeaa painiketta, minkä jälkeen aukeaa valikko.
3. Siirry tekemään varaushakemus valitsemalla kalenterista haluamasi ajankohta. Täytä varaustiedoksi esimerkiksi seuran nimi tai tilaisuuden luonne (esimerkiksi yksityistilaisuus). Tarkista, että varauksen ajankohta ja aikaväli ovat oikein.
4. Valitse kohdassa Toistuu, onko kyseessä kertavaraus vai toistuva varaus.
5. Valitse lopuksi Luo hakemus, jonka jälkeen saat vahvistuksen sähköpostiisi.

Jos haluat toimia myös jonkin seuran, yhdistyksen tai yrityksen edustajana varatessasi kaupungin tiloja, voit laajentaa käyttöoikeuksiasi Timmissä. Älä varaa tiloja, ennen kuin olet saanut ilmoituksen käyttöoikeuksien laajennuksen hyväksymisestä. Muuten laskut kohdistuvat sinulle yksityishenkilönä.

Ennen käyttöoikeuksien laajennusta on hyvä miettiä, kuka organisaatiossasi toimii missäkin roolissa: Onko rooleista sovittu virallisesti (kaupunki saattaa vaatia virallisen pöytäkirjan nähtäväksi, jos kyseessä on uusi asiakas) ja onko kaikista henkilöistä olemassa riittävät tiedot (etunimi, sukunimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero).

Oheisesta taulukosta löydät eri roolit, tehtävät ja toimenpiteet, jotka vaaditaan rekisteröitymiseen ja tilavaraushakemusten tekemiseen Timmissä.

1. Kirjaudu Timmiin yksityisasiakkaana tällä sivulla olevien ohjeiden mukaisesti.
2. Klikkaa etusivulla olevaa linkkiä, joka on tämän lauseen lopussa oleva täältä-sana: “Jos haluat asioida Timmissä jossain toisessa asiakasroolissa, yksityishenkilönä tai jonkin yhteisön edustajana, voit luoda itsellesi useita eri asiakasrooleja käyttöoikeuksien laajennuksen avulla TÄÄLTÄ.”
   Jos et ole etusivulla, voit siirtyä käyttöoikeuksien laajentamiseen Omat tiedot -valikon kohdasta Käyttöoikeuksien laajennus.
3. Kun olet siirtynyt kohtaan Käyttöoikeuksien laajennus, valitse asiakasrooliksi Uusi – organisaation yhteyshenkilönä ja hallintoalueeksi Keravan kaupunki.
4. Etsi edustamasi organisaatio rekisteristä. Sinun on kirjoitettava hakukenttään organisaation nimen kolme ensimmäistä merkkiä, jotta haku alkaa. Löydät organisaatiosi helpoiten Y-tunnuksen avulla, jos rekisterissä on sellainen.Jos et löydä omaa organisaatiotasi tai olet epävarma asiasta, valitse Organisaatiota ei löytynyt, annan tiedot. Valinnan jälkeen voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen.
   Ilmoita kenen nimissä varausten laskut lähtevät, varausten yhteyshenkilö sekä maksajan yhteyshenkilö. Jos valitset kaikkiin vaiheen kohtiin vaihtoehdon Muu henkilö, on lomake tyhjä omia tietojasi lukuun ottamatta.
5.  Tallenna tiedot, minkä jälkeen saat tallentamistasi tiedoista vielä tiivistelmän uudessa ikkunassa. Varmista, että antamasi tiedot ovat oikein.
6. Kun lomakkeen vaatimat tiedot on täytetty, hyväksy tilojen käyttöehdot ja tallenna tiedot.

Kun olet tallentanut lomakkeen, saa varausten yhteyshenkilö sähköpostitse ilmoituksen rekisteröinnistä. Yhteyshenkilön on hyväksyttävä ilmoitus sähköpostissa olevan linkin kautta, minkä jälkeen muissa rooleissa toimivat henkilöt (esimerkiksi maksaja ja varaaja) saavat samanlaisen ilmoituksen omaan sähköpostiinsa. Myös heidän on hyväksyttävä ilmoitus.

Kun antamasi tiedot on hyväksytty ja tarkistettu, saat sähköpostilla tiedon hyväksymisestä ja voit aloittaa Timmin käytön organisaation edustajana. Tätä ennen voit tehdä varauksia vain yksityishenkilönä! Valitse Hallintoalue-sarakkeesta se rooli, jossa haluat varausta tehdessäsi toimia. Valittu rooli näkyy Timmin oikeassa yläreunassa ja varauskalenterin taulukossa